Virtuellt kontor är framtiden

Antalet människor som arbetar hemma ökar drastiskt för varje år. Det finns givetvis en anledning varför många arbetsplatser kräver att man fysiskt kommer in och befinner sig på plats under sina arbetstimmar. Vissa kräver dessutom att man stämplar in och ut som en kontroll på tiden man faktiskt är där. Men det finns många arbetsuppgifter där det egentligen inte behöver spela någon roll var man befinner sig så länge man utför sina uppgifter. Och här har virtuella kontor börjat skapa förutsättningarna. Läs gärna mer här.

 

Arbeta hemma

 

Om man bortser från monteringsbanan på en bilfabrik, en restaurang eller odling där apelsinerna faktiskt måste plockas av någon, så finns det en rad arbeten som kan göras i princip var som helst förutsatt att rätt verktyg finns tillgängliga. Blickar man tillbaka några decennier fanns inte förutsättningarna. Då behövde man emellanåt springa in i arkivet för att leta upp något i en gammal pärm. Man behövde regelbundet skicka något via fax eller kopiera upp något i X antal exemplar. Men det var innan datorn revolutionerade allt från ordbehandling till hur vi kommunicerar både internt och globalt.

 

Ytterligare ett hinder som existerade förr var just detta med hur arbetsgivaren skulle kontrollera att den anställde faktiskt utförde sitt avtalade uppdrag enligt avtal. Med virtuella kontor har allt detta fallit på plats.

 

Idag kan man arbeta hemma precis lika effektivt som på ett kontor med andra och arbetsgivare har verktyg vilka per automatik säkerställer leverans enligt krav.

 

Fördelar i en virtuell värld

Utan att gå in i tekniska detaljer hur ett virtuellt kontor fungerar – för det finns en hel del – går det att i grova drag beskriva fördelarna.

 

Dels finns allt tillgängligt via ett verktyg, datorn. Som i exemplet ovan kunde det krävas att man fysiskt tog sig till ett arkiv för att leta upp en papperskopia av en ritning eller äldre avtal. Idag har de flesta företag sådant lagrat digitalt.

 

Dels går det att kommunicera inom sekunder med andra. Skype, e-post, videokonferenser och många andra program gör det möjligt att nå personer ögonblickligen. Där man förr kanske var tvungen att ta sig några våningar till en annan avdelning och hämta en papperskopia är det nu bara att be få den skickad per e-post.

 

Att arbeta i grupp har inte minst underlättats tack vare den nya teknologin. Med virtuella kontor går det att skapa arbetsytor dit exempelvis en projektgrupp får tillträde. I detta virtuella är det sedan lätt att dela information, följa hur processen utvecklas, till och med hålla möten och faktiskt interagera som om man möttes fysiskt.

 

Ett tydligare exempel går inte att ge än att en person kan sitta i Japan, annan i Sverige och diskutera grafiskt designat objekt som en av personerna arbetar med. Om det är svårt för den som inte arbetar med objektet att med ord beskriva vilken detalj som borde ändras kan denne ges kontroll över datorn och helt enkelt visa det, som om personen satt med datorn framför sig och den andra satt på stolen bredvid.

 

Kontroll av kvalitet

 

Det finns många fördelar att räkna upp vad gäller den här formen av arbetssätt. Inte minst kommer allt fler arbetsgivare välja alternativet då man inte behöver investera i stora kontorslandskap. Istället kan de anställda arbeta hemma, med lika gott resultat.

 

Och för de företag vilka oroar sig angående effektiv tid som deras anställda faktiskt arbetar finns det i den virtuella kontorsvärlden verktyg även för detta, där det helt enkelt i intervaller tas en ögonblicksbild på datorskärmen och man kan se hur ofta någon är på Twitter eller Facebook, istället för att arbeta på projektet.

 

Det här är utan tvekan framtiden inom många branscher.